Na konferencji firmowej goście oceniają organizatora, zanim usłyszą pierwszego prelegenta. Patrzą, ile czekają na identyfikator, czy ktoś wskaże im salę i czy mikrofon trafi do pytającego na czas. Za tę pierwszą ocenę odpowiada obsługa konferencji, a za obsługę Ty. Flowstaff dostarcza przygotowany personel na konferencje, kongresy i gale razem z opiekunem, który prowadzi projekt od briefu do rozliczenia. Ty zajmujesz się gośćmi i programem. Tak pracowaliśmy na przykład przy obsłudze wydarzenia w EC1 Łódź.
Z tej strony dowiesz się:
kogo potrzebujesz na konferencji, kongresie i gali i za co ta osoba odpowiada,
co robi opiekun i co się dzieje, gdy ktoś z obsady nie dotrze,
jak wygląda zlecenie krok po kroku i kto jest pracodawcą personelu,
Dlaczego obsługa konferencji decyduje o tym, jak goście zapamiętają firmę?
Wydarzenie firmowe organizuje zwykle dział HR, marketingu albo sprzedaży. Na sali siedzi zarząd, klienci, partnerzy. Program może być dopięty co do minuty, ale gość zapamięta też kolejkę przy recepcji, pomylony identyfikator i hostessę, która nie wiedziała, gdzie jest sala B. Największe ryzyko rzadko leży w samym programie. Leży w ludziach, których szuka się na ostatnią chwilę uwzględniając ogłoszenia, dziesiątki telefonów, osobne umowy i rozliczenia z każdą osobą. A w dniu wydarzenia pytanie, czy wszyscy dojadą, i brak kogokolwiek, kto zorganizuje zastępstwo, gdy ktoś nie odbierze telefonu. Dlatego przy konferencjach, kongresach i galach nie sprzedajemy samego personelu. Sprzedajemy obsadę z opiekunem, planem zastępstw i jednym rozliczeniem.
Kogo potrzebujesz na konferencji, kongresie i gali?
Zacznij od recepcji. To tam powstaje pierwsze wrażenie i tam najczęściej tworzy się kolejka. Dopiero potem planuj obsadę sal, scen i stref dla gości.
Hostessy na konferencję – recepcja, akredytacja, sale
Na konferencji hostessy i hoście wydają identyfikatory, sprawdzają listę gości i kierują do sal. W trakcie paneli podają mikrofony podczas pytań z sali, pilnują czasu i pomagają prelegentom. Przy większej liczbie uczestników opłaca się rozdzielić role: inne osoby na recepcji, inne przy salach.
Personel na kongres – języki i większa skala
Kongres to zwykle kilka dni, kilka sal i goście z zagranicy. Tu znaczenie ma znajomość języków i doświadczenie przy wydarzeniach tego typu. W panelu Flowstaff filtrujesz personel po kompetencjach, ocenach i dostępności, więc od razu widzisz, kto mówi po angielsku lub niemiecku i ile podobnych zleceń ma za sobą.
Hostessy na galę – powitanie, nagrody, upominki
Gala ma scenariusz minutowy. Personel wita gości, prowadzi ich do stołów, wręcza gift packi i asystuje przy wręczaniu nagród na scenie. Liczy się kultura obsługi i znajomość scenariusza, bo pomyłka przy nagrodzie jest widoczna dla całej sali. Stroje dla personelu są w ofercie bez dodatkowych opłat. Na życzenie z logo firmy lub szarfą, spójnie z identyfikacją wydarzenia.
Opiekun prowadzi obsługę konferencji od briefu do rozliczenia
Każde zlecenie we Flowstaff ma dedykowanego opiekuna. To konkretna osoba z imienia i nazwiska, z bezpośrednim numerem telefonu. Zna Twój brief, dobiera obsadę i jest dostępna w dniu wydarzenia. Za opiekunem stoi zespół, który wcześniej przez lata obsługiwał eventy jako Agencja 500. Ci sami ludzie, to samo doświadczenie. Opiekun widzi w panelu statusy całej obsady w czasie rzeczywistym, więc o problemie wie wcześniej niż Ty.
Co się dzieje, gdy ktoś z personelu nie dotrze?
To pytanie zadaje każdy organizator i słusznie. Przy każdym zleceniu tworzymy listę rezerwową personelu. Jeśli ktoś zachoruje albo utknie w korku, opiekun organizuje zastępstwo z tej listy. Ty dostajesz informację, a nie zadanie do wykonania. Panel jest narzędziem opiekuna, a nie jego następcą. Opiekun zostaje, dostaje tylko lepsze narzędzia.
Jak wygląda zlecenie obsługi konferencji krok po kroku?
Brief. Opisujesz wydarzenie, czyli termin, miejsce, liczbę gości, zadania personelu. Przez telefon z opiekunem albo w panelu, gdzie zlecenie dodaje się w 5 minut.
Dobór obsady. Opiekun proponuje osoby dopasowane do zadań. Możesz zaakceptować jego wybór albo sam przejrzeć profile, oceny i historię zleceń.
Formalności po naszej stronie. Flowstaff zatrudnia personel, podpisuje umowy i przygotowuje dokumenty w 100% online. Ustalacie stroje i to, co personel musi wiedzieć o scenariuszu.
Dzień wydarzenia i rozliczenie. Widzisz statusy obsady w czasie rzeczywistym, opiekun jest pod telefonem, lista rezerwowa czeka. Po wydarzeniu dostajesz jedną fakturę.
Nie musisz korzystać z panelu, jeśli wolisz rozmowę. Opiekun może poprowadzić całe zlecenie za Ciebie.
Planujesz konferencję lub galę? Zacznij od rozmowy
Nie musisz mieć gotowego briefu. Wystarczy termin, miejsce i przybliżona liczba gości. Opiekun zada resztę pytań, zaproponuje obsadę i powie, ile to będzie kosztować.
